Préambule
Ces règles s’imposent à toutes les personnes adhérentes. Elles sont pensées pour être le moins contraignantes et pour faciliter les interactions positives entre membres de l’Association. Il est prévu de pouvoir les modifier au cours de la vie de l’association (cf article 13 des Statuts).
Article 1 – Adhésions / Cotisations
Les adhésions sont établies à vie pour les personnes physiques et morales. Le montant de l’adhésion s’élève à 15€ pour une personne physique et à 50€ pour une personne morale. Toute personne physique ou morale est libre de donner un montant supérieur. Pour toute personne en difficulté financière nous pourrons adapter ce montant sur décision du C.A.. Pour le moment il n’y a pas de cotisation annuelle.
Article 2 – Droits liés à l’adhésion / Cotisations
L’adhésion donne accès aux services de l’association. Les membres bénévoles actifs auront droit, le cas échéant, à des tarifs préférentiels dans le cadre des événements et services proposés par l’association. Cet article pourra évoluer en cas de mise en place d’une cotisation annuelle.
Article 3 – Promotion des activités des adhérent.e.s
Les personnes adhérentes de l’association peuvent, sous réserve de la validation du groupe Communication, faire la promotion de leur activité via les outils numériques de l’association. Il peut s’agir de l’agenda, présent sur le site, et du groupe FB « Asso Perma 81 - Partages et Échanges » (en respect des règles de ces derniers).
Article 4 – Neutralité des membres
La pluralité des opinions et des appartenances politiques, philosophiques et religieuses est respectée au sein de l’association. Les membres maintiennent à l’égard des autres un positionnement respectueux. Tout prosélytisme est proscrit.
Article 5 – Qualités requises pour se présenter en tant que membre Coordinateur
Les personnes adhérentes souhaitant se présenter en tant que membre Coordinateur devront avoir, à minima, réalisé une formation en permaculture type « Cours de Conception en Permaculture » comme Bill Mollison et David Holmgren l’ont défini et ils/elles devront en maîtriser les bases.
Elles devront souscrire aux documents fondateurs et s’assurer d’être disponibles afin de se consacrer à leur mandat, ainsi qu’être familiarisées avec l’usage des outils numériques de l’association ou se former à ces derniers.
Lors de l’écriture et de la présentation de leur profession de foi, elles présenteront leur participation réalisée au sein de l’association ainsi que les projets qu’elles souhaitent y développer.
Article 6 – Partenariats et communication auprès des médias
Tout partenariat externe et toute communication auprès des médias au nom de l’association sont soumis à la validation du C.A.
Article 7 – Déroulé d’une prise de décision (sociocratie)
Lors de toute décision en groupe de travail, le déroulé est le suivant :
1. Présentation de la proposition
2. Tour de questions d’éclaircissement
3. Tour d’objections
4. Détermination du consensus :
• Si aucune objection n'est formulée ou si des membres expriment leur
consentement, la proposition est adoptée par consensus.
5. Maintien ou bonification de la proposition :
• Si des objections sont formulées, le/la porteur.se de la proposition peut :
• Maintenir sa proposition initiale et la soumettre au vote.
• Bonifier sa proposition en prenant en compte les échanges des tours
précédents.
• Dans le cas d'une bonification, le processus reprend avec un tour de questions
d’éclaircissement et un tour d’objection.
6. Soumission au vote :
• La proposition, amendée ou non, est soumise au vote des membres du cercle de
prise de décision.
7. Adoption de la proposition :
• La proposition est considérée comme adoptée si elle obtient la majorité des voix
exprimées
Article 8 – Assemblées Générales Ordinaires et Extraordinaires
L’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) se réunit une fois par an, ou plus souvent selon la décision du C.A. Elle traite des sujets courants inhérents à l’association.
L’Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) se réunit si besoin et traite des sujets importants ponctuels et spécifiques (tels que la modification des statuts, la dissolution / fusion ou la transformation en une structure en autre forme comme une fondation).
Les personnes adhérentes sont convoquées par courrier électronique au moins quinze jours avant la tenue de l’Assemblée Générale. L’ordre du jour est inscrit sur les convocations.
Les réunions d’Assemblées Générales sont organisées par le C.A.
Afin que ses décisions soient valides, les Assemblées Générales doivent réunir au moins 5 % des personnes adhérentes de l’association lors d’une première convocation. En l’absence dudit quorum, une seconde Assemblée Générale est tenue suite à un délai minimal de 15 jours, lors de laquelle les décisions pourront être prises sans quorum.
Les votes de l’Assemblée Générale ont lieu à main levée et doivent réunir la majorité des voies exprimées ou représentées.
Sur demandes (exprimées par mails) de 10 % des personnes adhérentes inscrites, le C.A. doit convoquer une Assemblée Générale selon les modalités suivantes :
• Réunir 10 % des personnes adhérentes sur une raison commune de convocation.
• Chaque membre (à partir de son adresse mail identifiée par Perma 81) envoie un mail à l’adresse contact@perma81.com en indiquant son souhait de convoquer une AG ainsi que la raison commune détaillée.
Le déroulé classique d’une AGO est la suivante :
• Le C.A. expose la situation morale (ou l’activité de l'association) qui est soumis à l’approbation de l’assemblée.
• La personne en charge de la trésorerie rend compte de l’exercice financier et le bilan financier est soumis à l’approbation de l’assemblée après la clôture des comptes.
• Elle délibère sur les orientations à venir, et se prononce sur le budget correspondant.
• Il est procédé, après épuisement de l'ordre du jour, à la nomination ou au renouvellement des membres sortant du C.A. et du/des personnes en charge de la vérification des comptes.
Délégations de vote :
Le droit de vote des membres est personnel.
Un membre peut autoriser la délégation de son vote. Nul ne peut recevoir délégation de plus d’un mandat.
Article 9 – Transparence financière
Les comptes de l’association font l’objet d’un compte-rendu annuel rendu disponible sur demande et lors de chaque Assemblée Générale Ordinaire.
Article 10 – Remboursement des frais de représentation et de fonctionnement
Dans le but de maintenir les comptes de l’association les plus sains possible, les frais de représentation et de fonctionnement font l’objet d’une attention particulière au sein du C.A.
L’association est une association de bénévoles.
Pour chaque événement, le C.A. œuvrera à diminuer autant que possible la charge financière des personnes adhérentes participantes, par des partenariats ou en prévoyant une organisation frugale des déplacements et autres (restauration …). Il fixera, si d’autres solutions ne sont pas trouvées, des montants maximum de remboursement selon les postes de dépense.
Dans le cas d’achat de matériel, les solutions les plus éco-nomico-logiques seront privilégiées ainsi que le recyclage.
Article 11 – Accessibilité financière
Les activités proposées par l’association seront financièrement accessibles au plus grand nombre, et leurs prix seront modulés afin de prendre en compte les ressources des personnes participantes.
Article 12 – Médiation, sanction, exclusion, radiation
En cas de conflit entre personnes adhérentes dans le cadre inhérent à l’association et à son fonctionnement, une médiation sera proposée par le C.A., aux parties prenantes du litige et mise en place.
En cas de conflit entre personnes adhérentes (hors cadre inhérent à l'association), le bureau invite les parties prenantes à une résolution amiable du conflit (communication non violente, facilitation, médiation…).
Le C.A. peut sanctionner, exclure ou radier un membre pour les manquements aux règles statutaires ou au règlement intérieur ou un motif grave prouvé tel que : violation de la Loi, agissements portant atteinte aux intérêts ou aux biens de l’association, comportements inappropriés, mauvaise foi, agression d’un autre membre, manquement à la sécurité, acte malhonnête envers l'association ou ses membres etc.
L'exclusion peut également être prononcée vis-à-vis d'une personne adhérente qui a subi une condamnation pénale.
Dans toutes ces circonstances, la personne concernée doit avoir été invitée par lettre recommandée, à fournir des explications devant le C.A. et/ou par écrit.
En l'absence de réponse de la personne concernée, le C.A. lui adresse un courrier recommandé avec accusé de réception l'informant de la sanction, pouvant aller jusqu'à l'exclusion, et des raisons qui la motivent.
La sanction prononcée par le C.A. peut faire l'objet d'un recours devant un comité constitué pour l’occasion, composé de 5 membres tirés au sort parmi les autres personnes adhérentes de l’association (procédure d'appel).
Ce comité éphémère, sera alors en charge de statuer sur le litige.
Article 13 : Réunions du C.A.
L’ordre du jour est réalisé de façon collaborative sous la responsabilité du C.A. La date de la réunion est décidée conjointement lors de la réunion précédente.
Les comptes rendus de réunion sont consultables par les membres de l’association sur demande.
Les résolutions sont prises par consensus, à défaut de consensus par consentement, et à défaut de consentement à la majorité des voix des membres Coordinateurs exprimées. Les délibérations sont prises à main levée.